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01 采购结算方式

02 采购结算管理流程

03 采购结算管理办法

采购结算是指对因物料采购，对与供应商建立起的的货款收付关系进行清偿的过程。在进行采购结算过程中，工厂需根据国家有关支付结算的规定及工厂生产经营的实际情况，选择结算付款方式，防范有结算付款不当带来的法律风险，从而保证资金安全。工厂物料采购结算的付款方式如下。

采购结算方式一览表

采购类别

结算方式

相关概述

国内采购结算

现金结算

◎ 现金结算是工厂通过现金的支付进行结算起点（1000元）以下的采购货款结算的方式

转账结算

◎ 转账结算是工厂通过银行等金融机构将货款从银行账户直接划转到供应商银行账户的采购结算方式

国际采购结算

信用证结算

◎ 信用证是银行应申请人的要求向供应商开立的具有一定金额的，并在期限内凭相关单据进行付款的书面保证文件

◎ 信用证结算是工厂通过信用证支付货款的形式，是国际贸易中最常见的结算方式

电汇结算

◎ 电汇结算是工厂通过电报进行货款结算的方式

◎ 电汇结算分为前电汇结算和后电汇结算两种，具体如下所示：

⊕ 前电汇结算是合同签订后，向支付一部分订金，在供应商生产完毕后通知付款，工厂付清余款后供应商发货，并交付全套单证，此类结算方式较为少见

⊕ 后电汇结算是供应商收到订金后安全生产并出货，工厂收到单证拷贝后付清余款，供应商收到余款后寄送全套单证

付款交单

◎ 供应商在委托银行收款是，指示银行只有在进口方付清货款时，才能向其交出货运单据的结算方式

承兑交单

◎ 供应商在发运货物后开具远期汇票，连同货运单据委托银行办理托收，并指示银行，进口方在汇票上承兑后即可领取全套货运单据，并在货款到期日在付清货款的方式

采购结算管理办法

第1章 总则

第1条 目的

为规范采购付款结算的支付流程，加强采购订购、付款管理，做好采购结算工作，确保按采购合同付款，维护本厂的利益，特制定本办法。

第2条 适用范围

本办法适用于工厂物料采购的结算管理工作。

第3条 职责分工

1．采购部负责采购订购、采购单据汇总、付款方式的确定及采购结算等相关工作。

2．财务部负责按合同要求付款、建立台账及报销等工作。

第2章 结算依据

第4条 结算单据

结算单据是采购部申请付款和财务部审核付款业务的原始凭据，采购人员在申请付款时，必须提供以下七种单据。

1．付款申请单。付款申请单是办理申请付款业务的基本依据，由采购部办理结算申请付款时填制。付款申请单主要包括的内容有以下四项。

（1）收款单位名称（全称），收款单位开户行名称（全称）、地址及账号。

（2）物料的名称、规格、型号、数量、单价、金额和入库时间等。

（3）申请付款日期、付款方式、大小写金额等。

（4）经办人及相关负责人的签字等。

2．采购订单。采购订单是采购的物料是否经过审批的依据。

3．采购合同。采购合同是采购结算的重要依据，需将采购合同的复印件交财务部备案，以便于财务审核时查阅。

4．物料验收单。物料验收单是开具物料入库单的重要依据，也是财务部审核采购的物料是否合格入库的证明，物料验收单必须有指定授权验收人的签字或盖章。

5．货运单据。货运单据是供应商送货时随车送交工厂作为收货的依据，是采购结算中的重要依据之一，货运单据必须盖有供货商公章或发货专用章等。

6．过磅单。回购非定额包装类物料时，必须有物流专员和责任保管员监督过磅、联合签字的本工厂自制过磅单。

7．物料入库单。入库单上所载信息应与相对应的货运单据、发票信息一致，且必须有物流专员和责任保管员的签字。

第5条 发票

1．发票是记载和证明交易行为最根本的凭证，所有采购人员必须根据采购合同和采购订单分批次地按采购物料的类别和规格索要发票。

2．本工厂所有生产用物料的采购必须取得税率为17%的增值税专用发票。

第3章 结算实施

第6条 选择付款方式

采购人员应根据工厂结算相关的规章制度与供应商协商确定合适的付款方式，本工厂常见的付款方式有以下三种，具体说明如下表所示。

付款方式的选择

付款方式

说明

网银支付

◆ 由出纳支付，同时，另指定一名财务人员并对其授权，允许其办理支付手续

承兑汇票

◆ 供应商要求邮递承兑汇票的，财务部应先出具“承兑汇票邮递风险免责证明”，声明在邮递过程中发生的一切损失本工厂概不负责

◆ 供应商收到汇票后应及时给本工厂开具盖有收票方公章的收据，次收据可作为本厂的入账凭据

现金支付

◆ 现金支付适用于经集团采购部授权批准的各分厂可自行采购的少量辅助性物料的结算，这部分物料的结算可经分厂总经理审批后使用现金支付的方式进行支付

◆ 元以上的物料款支付时应尽量使用银行转账

第7条 制订结算计划

1．采购部根据收货清单、结算单、订货合同对应付账款进行核对，核对无误后，统一制定结算计划。

2．结算计划由采购部结算专员根据采购合同的时间要求、供应商的重要性、物料采购时间、工厂现有资金情况等制订。

3．结算计划需经采购部经理审核，物控总监审批后确定。

第8条 申请付款

采购部凭借请购单、订购单、订购合同、应付账款单、采购发票等向财务部申请付款，财务部对申请款项进行审核。

第9条 付款审批

1．付款凭证审核。付款凭证审核要求如下。

（1）结算单据必须由指定授权人员签字后交财务部审核，工厂应制定授权人员名单及其签字样本交财务部门备案。

（2）结算单据所载内容需一致，物料名称、规格、分类、计量单位、数量、金额等信息必须统一。

（3）结算单据是一式多联单据的，必须用复写纸复写，不得用笔直接写在非第一联上，如单据不是最后一联，必须双面复写。

2．开票审核。一般情况下，供应商开票信息应包括以下四个方面的内容。

（1）单位名称（全称）及住所

（2）单位开户行名称（全称）及地址、账号（指收款账户）、税号。

（3）发票专用章预留印签。

（4）收款人姓名及联系方式、收件人姓名及联系方式、邮编（寄承兑汇票使用）等。

第10条 进行结算

1．采购款项需按采购合同规定或订购单所约定的时间，由财务部统一支付。

2．采购部应在每批物资收货后一周内及每月月底与供应商核对账务，防止出现差错。

3．财务部应依据采购合同规定与供应商结款，在向供应商支付货款时，财务部需仔细复核采购合同及收货清单等，预付货款及应收账款等债权应一起清理结算，防止出现重复付款现象。

4．支付货款后，采购结算专员必须在支付后五日内向供应商索要发票等有关票据或证明资料。

5．部分紧急需求物料或供应商坚决要求先付款后发货时，所需货款需经采购部、财务部、物控总监和总经理严格审查及批准后方可办理。

6．确实需要直接交付支票的，应由采购结算专员带正式、合法的发票到财务部办理相关手续。

第11条 建立台账

采购部和财务部应根据每天的入库单或收获清单分别建立应付账款台账。

第12条 财务报销

采购人员预先垫付差旅费、招待费用及部分小额采购款项后，应根据财务规定的报销程序每半月办理一次报销手续，报销单据应附上相关发票、采购计划单、订购单、验收入库单等，由采购部经理签字审批。

第4章 应付账款管理

第13条 建立应付账款台账

采购部需进行采购应付账款的管理工作，建立应付账款台账。

第14条 对账单编制与核对

采购部往来会计应定期编制供应商往来对账单，并发送至给供应商，采购部与供应商应每月核对一次对账单并妥善保存对账记录。

第15条 建立供应商应付款档案

采购部需为以下供应商建立应付款档案，以记录供应商付款信息。

1．长期合作的供应商。

2．重点供应商。

3．订购金额在 万元以上的供应商。

第16条 应付账款相关票据保管

采购人员应归档保管相关的采购合同、提货凭证、收付款凭证，并设置备查登记簿，逐笔记录预付款、已付款、余款等。

第5章 附则

第17条 本办法由采购部负责制定、修订和解释。

第18条本办法报总经理审批后实施。

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