【推荐语】

年底了，大家都忙，采购可能更忙。

别人家的采购都忙哪些事儿，都是咋忙的，期望本文给采购同仁们一些参考。

忙忙碌碌又一年，每当临近年底，采购同仁们都不轻松，有各种工作需要准备和完成。如果不能妥善处理好，恐怕过年的心情都会受到影响。

年度采购情况统计和分析

一年到头，采购部门的订货合同、意向性询价非常多，在这些方面的“温故而知新”，可以帮助采购从中找到一些有参考意义的信息。

比如可以统计分析过去一年中哪些品牌、哪些产品型号的订货量比较大，以便来年向供应商争取更好的采购价格。

有些物料可能在一年中多次被订购，价格有所波动，采购需要分析并查看是否是批量原因造成的，或是原材料市场价格波动引起的。在此过程中，采购甚至有可能还会发现某个物料曾出现错误订货价格的情况。

还有一些是受到厂家项目报备产品的影响，订货价格比平时价格略高。不过采购依然要思考，未来若出现类似的情况，该如何妥善解决，从而不再受厂家报备的牵制和影响。此外，未来是否可以让技术部门考虑多个品牌的备选方案?

如果后续要查询和订购同类产品，采购可以快速找到数据。这些可参考的历史数据非常宝贵，能帮助采购缩短询价、谈判的时间，提高工作效率。

各种框架协议的准备和落实

统计分析完采购情况后，你就掌握了更多的参考信息，从而更好地准备和制定明年的框架协议，包括品牌订购金额、来年增幅、项目数量等。依据这样的信息去和供应商谈框架协议就会比较有说服力。

当然也有部分框架协议在今年并没有多少订货量，这需要看明年具体的项目和有望拿到的项目数量以及实际需求数量。

也要考虑这种情况：如果最后订货数量和框架协议数量相差甚远，最终可能也得不到供应商的大力支持，甚至影响后续的框架协议签订。

所以采购还是要从实际出发，让供应商觉得这个客户是靠谱的，并且支持和信任你所在的公司。

下一年KPI考核指标的落实

及时复盘今年的KPI考核记录，通过实际考核情况找出不足和原因。

如果某些考核指标存在不合理的情况，那么可以考虑调整下一年度的KPI考核项要求。

如果KPI考核项制定太高，容易导致采购人员过早放弃，从而影响本可以做得更好的工作;如果KPI考核项制定太低，也会限制成绩和突破。

可能有些人认为如果完成得太好，那明年的KPI指标和压力会更大，明明可以做到10分的程度，或许采购人员做到8分就提交了……

物料到货保障

年底，保障物料及时到货比平时更为重要。

如果年前该到的物料未到，那么采购很有可能无法挽回，因为对方销售已经踏上回家过年的列车，更何况还是需要靠运气秒杀来的动车票。

此外，每年12月中下旬，欧美很多企业会有较长的圣诞节假期，采购人员需要在10月份、11月份提前做好跟进工作，确保不会因为供应商放假而影响计划好的到货，给自己工厂的生产带来影响。

圣诞节假期结束后，1月、2月就要特别关注国内的春节了。一些生产型供应商因为一年的销售指标早已完成，加上员工来自五湖四海，就会在春节前两周就开始放假。

如果你想催货，可能很难，一年的辛勤工作和努力成果也会化为泡影……

当然，这种情况还是比较少的。对方销售也会足够重视年前应交付的货物，以及对客户造成的影响。

如果碰到对方的销售正好觉得无法继续合作且过完年想离职了呢？

物流也要提前重视。物流公司可能会提前放假，因为很多长途汽车司机一年回一次老家，他们也希望提前和家人团聚。

快递行业方面，除了几个行业巨头外，其他的几乎也都会提前停止接单。所以，如果你的货物正好要在年前到货，那就要让供应商提前安排出货计划并密切跟踪。

除此之外，采购还要考虑极端恶劣的天气，这也可能对物流造成影响。

如果供应商是生产型企业，会出现春节后部分一线生产工人流失而导致交货期延长的情况。

我就碰到过这种情况：我们订购的控制柜，要求在春节后的第一周交货，结果延迟到春节后的第三周。

原因是春节后，供应商生产线上不少年轻工人未回来继续上班，导致生产力不足，出货进度缓慢。

所以，建议采购同仁，慎重考虑。计划在年后收到货物，如果自己工厂的存放空间足够，是否将收货期提到年前比较安全？这样年后就可以顺利开工，不用担心各种意外的出现。

应付账款处理

应付账款相信也是很多采购人士的痛。

财务经常未能按照你的计划及时付款，哪怕已经到了年底，即便这笔款项已经拖欠很久。

我曾在年底前找财务总监进行了一次沟通，我问财务总监：为什么不安排我的付款申请？

财务总监告诉我，因为公司账户上没有钱。

我说，我们不是每个月都提交下月付款计划吗？我给财务总监解释了延期付款对企业的影响，采购工作的主要内容，以及面对市场上的激烈竞争，采购部门需要做出什么样的努力，同时需要供应商们给予怎样的支持力度（产品价格、付款周期、服务等）。

当采购部门付出巨大的代价为公司争取了满足预期的采购条件，但到了年底却不能履行合同到期付款项时，会带来两个负面影响：

1、 直接影响到采购部门或采购人员个人信用和口碑。

试想，这种情况下采购人员明年还能拿到同等甚至更好的采购条件吗?

2、 对于公司来说，也会带来不可预估的负面影响。

比如，个别供应商谢绝后续的合作，行业间的口碑就会受到影响，尤其在当前各行业利润率逐渐走低的情况下，及时、按时付款是供应商考量客户的一个重要因素。

沟通完这些情况后，财务总监告诉我，第二天下班前会帮我处理完所有的付款申请。

虽然每家公司的具体财务制度、付款方式不一样，但采购人员还是有必要把自己的困难、实际需求告诉财务部门，和他们进行合理沟通，也让他们给出反馈信息。

尽量不要无理由跨年拖欠供应商的账款，因为供应商也需要养活一批员工，并给他们按时发工资、年终奖，便于大家开开心心回家过年。

公司偶尔有资金周转困难延长付款周期的事情，这可以和供应商好好沟通，他们基本都会给予理解和支持。

如果公司在供应商未催款的情况下及时付款，相信有很多供应商在来年能给予公司更大的支持，因为他们相信你所在的公司会是一个靠谱的合作伙伴！

作者：一叶扁舟 来源：宫迅伟采购频道