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01 国际采购询价制度

02 海外采购供应商选择制度

03 际采购风险控制管理制度

询价，指采购一方根据所需物资内容向供应商请求报价，包括品质、规格、交期、付款条件等。从询价中获得最准确的价格信息，以便在询价过程中对物资及时、正确的定价，以控制采购成本。

为规范采购询价工作，需制定采购询价制度，在国际采购活动过程中，也需要进行采购询价。下面提供某公司的国际采购询价制度，以供读者参考。

国际采购询价制度

第1章 总则

第1条 目的

为了规范公司在国际采购活动中的询价工作，有效了解国际市场物资价格状况，有效控制采购成本，提高采购管理水平，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司所有物资的国际采购询价工作。

第3条 职责分工

1．采购总监负责国际采购方案的审批，海外供应商名单和采购底价的审核。

2．采购部经理负责制订国际采购询价方案，组织并监督询价工作。

3．采购专员负责执行国际采的具体询价工作。

第2章 国际采购询价工作程序

第4条 采购询价准备

1．相关部门提出采购需求并经批准后，由采购部经理确定采购方式。

2．若确定为国际采购，由采购部经理制订国际采购的询价方案和计划，并报采购总监审批。

3．采购部经理安排采购询价的工作任务和职责。

4．采购专员进行询价准备，收集相关资料，通过查阅公司供应商信息库、网络黄页、搜索引擎、展览会等方式掌握国外供应市场状态。

第5条 采购询价执行步骤

1．采购专员根据收集到的海外供应商信息，确定符合条件的询价供应商名单。

2．采购专员将确定的询价供应商名单报采购部经理和采购总监审核。

3．询价供应商名单审批通过后，采购专员编制国际采购询价文件，并向询价供应商发出询价通知。

4．采购专员在截止报价后，汇总并分析所有海外供应商的报价。

5．采购专员根据分析结果和掌握的国际供应市场信息，确定采购底价，并报采购部经理和采购总监的审核。

6．采购专员进一步了解在最适当的需求量及品质下，价格是否最低，交货期是否恰当。

7．采购专员根据实际情况可进行多次的比价与议价操作，直至符合采购需求。

8．采购专员将洽谈内容编写成国际采购询价报告，报采购部经理和采购总监审核。

9．采购部总监核定候选海外供应商。

10．采购专员进行采购谈判并签订合同。

第3章 国际采购询价注意事项

第6条 采购询价过程中的注意事项

1．选择海外供应商时，应注意供应商所在国的贸易政策及政治风险。

2．采购专员应充分了解国际将供应商的报价内容。

3．公司对需求的物资有严格的控制标准并需要提供认证时，须确认此认证是否为国际标准，供应商是否能够提供。

4．在确定最终供应商时，应综合评估物资的品质、规格、付款条件等，必要时应索取样品、测试报告、目录或说明书、产地证明等。

第7条 一般物资的询价文件制作注意事项

1．询价的料号与品名。物资料号应注意正确性、唯一性，品名的书写应尽量能从其字面上看出产品的特性与种类。

2．询价的数量。询价的数量应包括实际需求量和后续的预测需求量，让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。同时拿出市场预测来说服供应商，以达到长期配合、持续供货的目的。

3．询价项目的规格书，应包括最新版本的图纸、测试规格、材料规格、样品等有助于供应商报价的一切资讯，并附上国际通用语言英文的译名，以利沟通。若以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式，以方便供应商转换图档。

4．询价的报价基础。询价时须注明采用的贸易条件和币值。通常以美元为计价基础。

5．询价的包装要求。在询价时应要求供应商详细备注，公司有特殊需求时应同时在文件中详细说明，并确认供应商是否能够接受。

6．运送地点与交货方式。运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚的告知供应商。国际供应商通常以海运为基础报价。

7．保密文件的签署。在对外询价时，为防止公司机密泄露，应与供应商签署一份保密协定，要求供应商在规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图纸等信息向外界透露。

第8条 设备类物资的询价文件制作注意事项

1．应要求供应商提供的质量保证承诺，和保质期内应提供的配件和服务。

2．要求供应商须列举保质期满后保养所需的配件明细单，并注明配件的参考价格和替代规格等。

3．要求供应商须提供设备的装运条件、体积、重量等，以及设备安装、试运行的条件。

第4章 附则

第9条 本制度由采购部制定、修订及解释。

第10条 本制度由总经理审批后实施。

与国内采购业务进行比较，国际采购业务在寻找、咨询和评估供应商方面都比较困难。进行国际采购的成本较高，而且进入其他国际进行采购存在着文化背景差异。选择合格的海外供应商对国际采购业务的成功有重大影响，因此公司应规范海外供应商的选择。下面是某公司制定的海外采购供应商选择制度，供读者参考。

海外采购供应商选择制度

第1章 总则

第1条 目的

为规范海外供应商的选择程序，运用合理、有效的方法选择供应商，保证公司所需物资能够得到及时、保质的供应，并避免一定的国际采购风险，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司海外供应商选择的管理工作。

第3条 职责分工

1．采购总监负责公司国际采购战略的制定、供应商名单的审核、采购合同的审核的工作。

2．采购部经理负责明确国际采购物资的需求，并负责供应商选择任务的分配、执行过程的监督，选择标准的确定，供应商名单的审核。

3．采购专员负责国际供应市场信息收集、供应商联络、供应商评审的参与和协助以及供应商档案的建立和更新等工作。

4．其他相关部门负责配合采购部。

第2章 供应商资料收集

第4条 明确资料收集范围

1．采购部经理根据相关部门提供的需求，确定国际采购的目标。

2．采购专员负责制定国际采购的方案和计划，报采购部经理审核。

3．采购部经理审核方案并确定供应商评审标准。

4．采购专员根据采购目标和采购方案，明确资料收集的范围和方向。

第5条 资料收集的途径

1．通过参加贸易展览会。

2．通过国内外的行业报纸、杂志、期刊等。

3．通过政府、商会、贸易协会安排的内部代表团。

4．大使馆的商业部门会有所在国合适供应商的详细资料。

5．通过网络收集资料。网络信息多而杂，需要进行整理并判断真伪。

6．如供应商在国内有办事处或分公司，可以通过国内供应商收集信息。

第6条 资料收集的内容

1．潜在供应商所在国的贸易政策和政治稳定性。

2．海外供应商的生产规模、技术水平、产品种类、生产能力、研发能力、质量标准等。

3．海外供应商的负债情况，盈利情况等信用情况。

4．海外供应商的质量认证、环境认证等认证情况。

第7条 供应商信息调查

1．采购专员对收集的信息进行分类整理。

2．采购专员筛选出潜在供应商，并对潜在供应商的基本情况、供应情况、生产情况等进行咨询核对，可通过邮件、电话等工具进行。

3．采购专员提出采购需求，对供应商的价格、交期等进行调查。

4．采购专员根据调查结果编写海外供应商信息调查表，并报采购部经理审核。

第3章 供应商信息分析

第8条 成本分析

1．采购部将调查的采购价格等信息提交财务部。

2．财务部按照规定的标准核算采购成本，并将成本核算报表提供给采购部。

3．采购部根据成本核算数据，及供应商的综合信息进行判断，筛选出候选供应商名单。

第9条 样件分析

1．采购专员要求候选供应商提供样件、报价单及产品说明书等。

2．质量部配合对海外供应商提供的样件进行检验、测试，并提供鉴定报告。

第4章 供应商确定

第10条 供应商筛选

1．采购专员根据收集到的供应商信息及样件检测信息，筛选出产品价格、能力、质量保证、技术、财务等方面符合公司要求的供应商。

2．采购专员要求海外供应商提供相关证明文件，包括有效的合法商业登记文件、技术或工艺专利申请信息、质量或环境认证的证书等。

第11条 供应商现场评审

1．在采购物资金额或数量多时，可对海外供应商进行实地考察。

2．采购调查小组对供应商的管理体系及合约执行能力、设计开发与工艺水平、生产运作及质量控制的稳定性与可靠性等方面进行现场评审和评分。

第12条 供应商确定

1．采购专员根据筛选的供应商信息及样件检测信息或现场评审结果，按照供应商评审标准进行综合评审，对各项指标进行评分，并加权汇总、排定位次。

2．采购专员编写供应商评审报告，并提交采购部经理和采购总监审核，确定合格供应商。

3．采购专员新增或更新供应商档案信息。

第5章 附则

第13条 本制度由采购部负责制定、修订、解释。

第14条 本制度由总经理审批后生效。

采购风险是企业所面临的风险之一，指在采购过程中由于各种意外情况的出现，使采购的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性，包括人为风险、经济风险和自然风险。国际采购跨越了国家的边界，采购环境更加多变复杂，使得在国际采购中的风险大大增加。因此管理和控制国际采购中的风险，对国际采购的成功开展至关重要。下面提供某公司对国际采购风险进行管理的制度，供读者参考。

国际采购风险控制管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为了加强对国际采购的风险控制，合理规避风险，以提高国际采购工作的效率和效益，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司所有国际采购相关风险的控制工作，包括采购计划风险控制、采购合同风险控制、外汇风险控制等。

第3条 职责分工

1．采购部负责制定采购风险控制管理程序和制度、制定国际采购计划、执行国际采购活动。

2．相关职能部门负责协助采购部进行国际采购风险控制，并监督在国际采购活动中的操作。

第2章 完善内容控制体系

第4条 公司应加强对员工尤其是采购人员的培训和教育，不断增强员工法律观念，重视员工职业道德建设，培养团队精神。

第5条 公司应不断完善采购风险控制体系，加强对风险的控制和应急反应能力。

第6条 公司内部应建立良好的信息沟通机制，保持信息快速的上传下达、沟通顺畅。

第7条 公司应建立健全采购岗位责任制，明确规定采购人员的权力和责任范围，增强员工的风险意识和质量意识。

第7条 公司应制定标准化采购操作流程，编制详细的采购作业手册。

第3章 建立采购风险预警和应急体系

第8条 采购风险预警系统

1．采购部在进行国际采购项目前，采用头脑风暴等方法识别风险，对风险发生的概率及损失进行评估、排序，并列入当次国际采购的风险预警系统，并匹配合适的规避措施，并分配给相关采购人员在采购过程中进行不断监控。

2．严格设定各个采购阶段应达到的目标，并设定相关的约束条件，当预测到采购目标可能偏离时，采取相关的约束措施。

第9条 应急系统

1．制定相关风险发生后应采取的应急方案，当风险发生后，采购部可根据实际情况选择相应的应急措施。

2．建立相关的信息汇报制度，当风险发生后，信息能迅速、流畅传递，以保障迅速反应、及时补救、使损失降到最低。

第4章 国际采购过程风险控制

第10条 国际采购计划的风险控制

1．公司监督人员应加强对物料需求计划、物资采购计划的审计。

2．审查采购部物料需求计划、物资采购计划编制的依据是否科学。

3．调查采购预测是否存在严重偏离实际的情况。

4．采购数量、交期的制定是否有实际依据。

5．采购数量、采购目标、交期、运输计划、质量保证等是否有保证措施。

第11条 海外供应商选择的风险控制

1．公司监督人员定期检查采购人员是否进行了供应商资信调查。

2．审核是否根据公司相关规定对海外供应商的信息进行了必要调查。

3．对采购部确定的合格海外供应商进行复核。

第12条 国际采购合同的风险控制

1．公司监督人员检查采购人员是否按照公司采购合同的规范制定国际采购合同。

2．合同主要条款是否符合国家的法律、法规的要求，文字表述是否准确。

3．审核合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、地点、运输、结算等内容，是否合理、可行和规范。

4．采购合同的签订是否符合规定程序。

5．签订合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。

6．在合同履行的过程中，采购人员是否及时跟催合同履行的进度；进度有异常时，是否及时向上级领导汇报。

第13条 国际采购运输的风险控制

1．国际采购运输方式的选择是否合理。

2．物资办理保险是否及时、手续是否齐全。

3．物资的包装是否符合运输的要求。

4．物资交货时间的制定是否合理，实际到货时间是否准确。

第14条 国际采购质量的风险控制

1．物资采购前，样件是否按照公司的检验、测试标准进行检验。

2．物资的质量检验是否按照公司的检验标准和检验程序进行。

3．物资的采购数量是否严格按照小批量试制、中批认证、大批量采购的程序执行。

第15条 国际采购付款的风险控制

1．采购部应严格按照合同规定进行金额结算，并根据采购合同要求向财务部提出付款申请。

2．国际付款方式是否按照公司相关规定签订合同。

第４章 附则

第16条 本制度由质量管理部制定、修订及解释。

第17条 本制度经总经理审批后生效。

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